La productividad se ha consolidado como una de las competencias más valoradas por las organizaciones en un entorno laboral cada vez más competitivo.
Sin embargo, diversos estudios coinciden en que el mayor desafío no radica en la cantidad de trabajo, sino en la manera en que las personas administran su tiempo, la información y las herramientas tecnológicas disponibles.
Así lo plantea la maestra Claudia Ivonne Hernández Ramírez, académica de la Universidad Autónoma de Guadalajara (UAG), quien destaca la importancia de desarrollar habilidades que permitan optimizar los procesos y mejorar el desempeño dentro de las empresas.
La especialista explica que una gestión eficiente del tiempo, el uso estratégico de la tecnología y la correcta organización de la información son elementos clave para incrementar la productividad y alcanzar mejores resultados.
Persona trabajando
1.- Multitarea
Uno de los hábitos más comunes es la multitarea. Aunque suele asociarse con un mayor rendimiento, diversos estudios demuestran que cambiar constantemente de una actividad a otra disminuye la concentración, incrementa el tiempo necesario para concluir una tarea y favorece la aparición de errores.
Por ello, la formación universitaria promueve el uso de herramientas de gestión de actividades como Microsoft To Do o Planner, que ayudan a establecer prioridades, organizar pendientes y mantener el enfoque en los objetivos más importantes.
2.- Procesos manuales y repetitivos
Procesos repetitivos
Otro reto frecuente son los procesos manuales y las tareas repetitivas.
Capturar la misma información en distintos formatos, integrar expedientes de manera manual o realizar actividades que podrían automatizarse consume tiempo y recursos que podrían destinarse a funciones de mayor valor.
Durante su formación, los estudiantes conocen plataformas como Microsoft Forms, Google Forms y Power Automate, que permiten digitalizar procesos, automatizar flujos de trabajo y optimizar la gestión de la información.
3.- Organizar documentos
Documentos
La organización documental representa otro aspecto fundamental para la productividad.
Localizar rápidamente un archivo, trabajar sobre una única versión de un documento y compartir información de manera segura facilita el trabajo colaborativo y evita retrasos en los procesos.
Para ello, se incorporan herramientas como OneDrive, Google Drive y OneNote, que fortalecen la gestión del conocimiento y favorecen una administración más ordenada de la información.
4.- Administrar el tiempo
Reloj
La adecuada administración del tiempo también forma parte de las competencias que distinguen a un profesionista.
Planificar actividades, organizar reuniones y dar seguimiento a compromisos permite aprovechar mejor la jornada laboral y concentrar los esfuerzos en las tareas prioritarias.
Plataformas como Outlook Calendar, Google Calendar y Microsoft Bookings ofrecen soluciones prácticas para gestionar agendas y coordinar actividades de forma eficiente.
5.- Comunicación
La comunicación representa otro elemento esencial dentro de cualquier organización
El intercambio constante de correos electrónicos, mensajes y múltiples versiones de un mismo documento suele generar interrupciones y duplicidad de información.
Por esta razón, los estudiantes aprenden a trabajar con plataformas colaborativas como Microsoft Teams y Google Chat, así como con documentos compartidos que facilitan la colaboración entre equipos y mantienen la información actualizada en un solo espacio.
